Başvuru Belgeleri

Temel belge listesi

Japon üniversiteleri belge listesini her yıl kılavuzda yayımlar. Aşağıdaki tablo, 2027 girişi için Tokyo Yabancı Diller Üniversitesi (TUFS) ve Doshisha kılavuzlarında ortak olan belgeleri gösterir.

Lisansüstü başvuruda bunlara araştırma planı (研究計画書), referans mektubu ve lisans diploması eklenir. Ayrıntılar yüksek lisans sayfasında. Dil okulu başvurusunun belgeleri ayrıdır; onlar için dil okuluna başvuru sayfasına bak.

Diploma, mezuniyet ve 12 yıl şartı

Japon üniversiteleri lisans için genelde yurt dışında 12 yıllık okul eğitimini tamamlamış olmayı şart koşar. Türkiye’deki 12 yıllık zorunlu eğitimden mezunsan bu şartı karşılarsın.

Lise son sınıftaysan mezuniyet beklentisi belgesiyle başvurabilirsin. TUFS ve Hokkaido, 2027 girişi için 31 Mart 2027’ye kadar mezun olacakları kabul ediyor. Kabul alırsan asıl diplomayı kayıt sırasında verirsin.

Hokkaido Üniversitesi ek bir şart da koyuyor: yurt dışındaki okulda son sınıf dahil en az iki yıl kesintisiz okumuş olmalısın. Lisenin bir kısmını başka ülkede okuduysan bu tür şartları kılavuzda özellikle ara.

Diplomanın tek nüsha olduğunu unutma. Doshisha, yalnızca bir kez düzenlenen diploma gibi belgeleri istek üzerine iade ediyor. Başka okullar asıl belgeyi saklayabilir; bu yüzden göndermeden önce iade kuralını sor.

Türkçe belgelerin çevirisi: kim yapmalı?

Belgeler Japonca ya da İngilizce değilse çeviri eklemen gerekir. Asıl sorun çevirinin kim tarafından yapılacağıdır. Bu kural okuldan okula belirgin biçimde değişiyor.

Doshisha’nın kuralı özellikle önemli. Çeviriyi ya kendi ülkenin büyükelçiliği veya Japonya’daki temsilciliği onaylamalı ya da mezun olduğun lise veya dil okulu hazırlamalı. Çeviri bürosu çevirisi açıkça reddediliyor.

Türkiye’de yaygın yol, yeminli tercüman çevirisi ve noter onayıdır. Bu yol birçok okulda yeterli olabilir, ama her okulda değil. Çeviriye para vermeden önce hedef okulun kılavuzunda “翻訳” (çeviri) maddesini oku.

Pratik bir çözüm: Lisenin İngilizce mezuniyet belgesi ve transkript düzenleyip düzenleyemeyeceğini sor. Belge zaten İngilizce ise birçok okulda çeviri gerekmez. Genel çeviri süreci için yeminli çeviri sayfasına bakabilirsin.

Apostil gerekir mi?

Japonya 1970’ten, Türkiye 1985’ten beri Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraftır. Bu yüzden Türk resmî belgeleri Japonya’da apostil şerhiyle tanınır ve ayrıca konsolosluk onayı gerekmez.

Ancak Japon üniversitelerinin kılavuzları apostili genelde istemez. TUFS ve Doshisha’nın 2027 kılavuzlarında apostil şartı yok; bu okullar asıl belge, okul onayı veya çeviri kuralına odaklanıyor. Okul açıkça istemiyorsa apostil için zaman ve para harcama.

Okulun ya da başka bir kurumun apostil istediği durumda yetkili makamlar şunlardır:

• İdari belgeler: Diploma ve nüfus kaydı gibi belgeler için il merkezlerinde valilik, ilçelerde kaymakamlık.
• Adli belgeler: Mahkeme kararları gibi belgeler için ağır ceza mahkemesi bulunan yerlerdeki adalet komisyonu başkanlıkları.
• Ücret: Lahey Konferansı kayıtlarına göre Türkiye’de apostil ücretsizdir.

e-Devlet üzerindeki PTT e-Apostil hizmeti şu an nüfus kayıt örneği, çok dilli doğum ve evlenme kayıtları, mahkeme kararları ve adli sicil kaydını kapsıyor. Diploma bu listede yok. Genel belge işleri için belge işlemleri sayfasına bak.

Online yükleme ve posta: Türkiye’den gönderim

Başvuruların çoğu artık web sisteminde yapılıyor. Yine de “online” her zaman “kâğıtsız” anlamına gelmiyor. Okulun hangi aşamada asıl belge istediğini baştan öğren.

• Tarayıcı kullan: TUFS, telefon kamerasıyla çekilmiş görüntü değil, tarayıcıyla oluşturulmuş PDF istiyor. Çok sayfalı belgeleri tek PDF’te birleştir.
• Posta tarihini değil ulaşma tarihini hesapla: Hokkaido ve Doshisha belgelerin son günde okula ulaşmış olmasını istiyor. Gönderim tarihi sayılmıyor.
• Takip numaralı kargo seç: TUFS, yurt dışından gönderilen evrak için EMS veya DHL gibi takip edilebilir yöntem istiyor.
• Dikkat edilecek e-posta: TUFS, bazı yabancı alan adlarının mesajları geciktirebileceğini belirtiyor ve Gmail ya da Outlook gibi adresleri öneriyor.
• Asılları sakla: Yüklediğin belgelerin asıllarını kabul alırsan kayıtta teslim edeceksin.

Belgeleri hangi sırayla hazırlamalısın?

Belgelerin bir kısmı birbirine bağlıdır. Doğru sırayla ilerlersen aynı belgeyi iki kez almak ya da iki kez çevirtmek zorunda kalmazsın.

1. Kılavuzları topla: Başvuracağın tüm okulların kılavuzlarını indir. Her birinin belge, çeviri ve gönderim kuralını tek tabloya yaz.
2. Pasaportu kontrol et: Adının Latin harfli yazımı tüm belgelerde bunu temel alacak. Pasaportun yoksa önce onu çıkar.
3. Okul belgelerini iste: Mezuniyet belgesini ve transkripti aynı anda, gerekiyorsa İngilizce olarak talep et. Birden fazla asıl nüsha iste.
4. Çeviriyi en katı kurala göre yaptır: Okullardan biri elçilik ya da okul onaylı çeviri istiyorsa, çeviriyi o yöntemle yaptır. Böyle bir çeviri, daha esnek okullarda da çoğu zaman yeterli olur.
5. Skorları erken gönder: TOEFL veya IELTS skorunun okula doğrudan gönderilmesi gerekiyorsa talebi başvurudan haftalar önce yap.
6. Tara, kontrol et, sonra gönder: Her belgenin taramasını al, dosya adlarını düzenle ve asılları kargoya en son ver.

Mali belgeler ne zaman istenir?

Üniversite başvurusunun ilk aşamasında mali belge çoğu zaman istenmez. Mali yeterlilik, kabulden sonra okulun senin adına başvurduğu CoE (在留資格認定証明書) aşamasında devreye girer.

Göç idaresi bu aşamada yabancı dildeki tüm belgelere Japonca çeviri eklenmesini istiyor. Japonya’da düzenlenen belgelerin de son üç ay içinde alınmış olması gerekiyor. Banka belgeleri ve sponsor kuralları için öğrenci vizesi sayfasına bak.

Örnek senaryo: Bursa’dan Deniz’in belge dosyası

Deniz, Nisan 2028 girişi için bir devlet ve bir özel üniversiteye başvuracak. Haziran 2027’de mezun oluyor ve Temmuz 2027’de belgelerini topluyor.

1. Lisesinden Türkçe ve İngilizce mezuniyet belgesi ile dört yıllık transkript alıyor.
2. Devlet üniversitesi İngilizce belgeyi çevirisiz kabul ettiği için belgeleri tarayıp yüklüyor.
3. Özel üniversite asıl belge ve okul onaylı çeviri istiyor. Deniz, lisesinden imzalı ikinci bir set talep ediyor.
4. Asıl belgeleri takip numaralı kargoyla son günden iki hafta önce gönderiyor.
5. Apostil istenmediği için valiliğe gitmiyor ve bu süreyi niyet mektubuna ayırıyor.

Sık yapılan hatalar

• Tek çeviriyi her okula göndermek: Bir okulun kabul ettiği çeviriyi diğeri reddedebilir. Her kılavuzun çeviri maddesini ayrı oku.
• Noter onaylı kopyayı asıl sanmak: Doshisha noter onaylı kopyayı asıl belge yerine saymıyor.
• Gereksiz apostil: Kılavuzda yazmıyorsa apostil başvuruna değer katmaz, yalnızca zaman alır.
• Telefonla belge taramak: Okunaksız ya da eğri görüntüler başvurunun reddine yol açabilir.
• Diplomayı kopyasız göndermek: Asıl diplomayı göndermeden önce renkli taramasını ve noter onaylı kopyasını sakla.
• Adı farklı yazmak: Pasaporttaki yazımla diğer belgelerdeki yazım aynı olmalı. Ş, Ğ, İ gibi harflerin karşılığını her belgede aynı kullan.

Sık sorulan sorular

Kaynaklar

Sıradaki adım