Telefon

Japonca iş telefonu nasıl açılır?

Şirket telefonunda ilk cümle, arayana doğru yeri aradığını hemen bildirir. Bu yüzden selamdan önce şirket adı gelir. Telefon üç kez çaldıktan sonra açılırsa, kısa bir bekletme özrü eklenir.

もしもし, Japonların arkadaş ve aile arasında kullandığı bir telefon selamıdır. İş telefonunda samimi ve özensiz durduğu için kullanılmaz. Hat kötüyse ve sesin gidip gelip gelmediğini kontrol etmek istiyorsan bile işte 恐れ入ります、お電話が遠いようなのですが (Osoreirimasu, o-denwa ga tōi yō na no desu ga, kusura bakmayın, sesiniz uzaktan geliyor) demek daha uygundur.

Başkasının cep telefonunu ararken ilk cümleden sonra mutlaka zaman sor, çünkü karşındaki kişi trende ya da toplantıda olabilir. Trendeki telefon görgüsünü ulaşımda Japonca rehberi anlatıyor.

Telefonda kullanacağın saygı fiillerinin mantığını keigo rehberinde bulursun. Bu sayfa yalnızca telefona özgü kalıplara odaklanır.

Aramadan önce hazırlık yap. Yabancı dilde telefonun en zor yanı, düşünmeye vakit kalmamasıdır. Bu yüzden aramadan önce kısa bir not hazırla: karşı şirketin adı, aradığın kişinin bölümü ve tam adı, konunun tek cümlelik özeti ve önermek istediğin tarihler. Takvimini açık tut ve kalemini hazır et, çünkü karşı taraf sana tarih ya da numara söyleyebilir. Bu küçük hazırlık, telefonda kendini çok daha sakin hissetmeni sağlar ve konuşmayı gereksiz yere uzatmaz.

Telefonu açan taraf olduğunda da ilk haftalar zorlayıcı olabilir. Masanın yanına en sık kullandığın beş kalıbı yazdığın bir kart koymak, Japon ofislerinde yeni çalışanların da sık başvurduğu bir yöntemdir. Kalıplar zamanla ezberine geçer ve karta bakmaya gerek kalmaz.

Aradığın kişiyi nasıl istersin ve telefonu nasıl bağlarsın?

Arayan taraf kendini tanıttıktan sonra, aradığı kişiyi bölümüyle birlikte sorar. Telefonu açan taraf ise arayanın adını tekrar eder, bekletir ve bağlar.

Dikkat: 佐藤でございますね cümlesinde iş arkadaşının adı -san almaz; nedenini keigo rehberindeki uchi-soto bölümü anlatıyor.

Bekletmeyi uzatma. Kişiyi bulmak 30 saniyeden uzun sürecekse hatta geri dön ve durumu açıkla. Bekletmeden sonra konuşmaya başlarken お待たせいたしました demeyi unutma.

Aradığın kişi yerinde değilse ne denir?

Japon iş telefonunun en sık senaryosu budur. Telefonu açan kişi, iş arkadaşının nerede olduğunu kibarca ve kısaca söyler, ardından bir çözüm sunar. Özel durum ve sağlık bilgisi verilmez.

Durumu söyledikten sonra hemen bir seçenek sun:

• Dönüş teklifi: 戻りましたら、こちらからお電話するよう申し伝えます (Modorimashitara, kochira kara o-denwa suru yō mōshitsutaemasu, dönünce sizi aramasını iletirim).
• Mesaj teklifi: よろしければ、ご伝言を承りますが (Yoroshikereba, go-dengon o uketamawarimasu ga, isterseniz mesajınızı alayım).
• Başkasına yönlendirme: 代わりにご用件を伺いましょうか (Kawari ni go-yōken o ukagaimashō ka, ben yardımcı olayım mı?).

Arayan sen isen şu cevaplardan birini seçersin: では、改めてこちらからお電話いたします (Dewa, aratamete kochira kara o-denwa itashimasu, o zaman ben tekrar ararım) ya da お戻りになりましたら、お電話をいただけますか (O-modori ni narimashitara, o-denwa o itadakemasu ka, dönünce beni arayabilir mi?).

Ofis dışındaki biri için: Saha ziyaretindeki ya da müşteri yanındaki bir iş arkadaşının cep numarasını dışarıya vermek çoğu şirkette yasaktır. Bunun yerine 本人から折り返しご連絡するよう伝えます (Honnin kara orikaeshi go-renraku suru yō tsutaemasu, kendisinin sizi aramasını iletirim) dersin ve arayanın numarasını alırsın.

Telefonda not alma ve mesaj bırakma

Japon ofislerinde telefonla gelen her mesaj, 伝言メモ (dengon memo) adı verilen kısa bir notla iletilir. Not alırken aşağıdaki altı bilgiyi eksiksiz yaz:

1. Kime: Mesajın sahibi olan iş arkadaşının adı.
2. Ne zaman: Aramanın tarihi ve saati.
3. Kimden: Arayanın şirketi ve adı, kanjisiyle birlikte.
4. Numara: Dönüş için telefon numarası.
5. Konu: Kısa ve net bir özet.
6. Dönüş gerekiyor mu: Arayan tekrar arayacak mı, yoksa senin araman mı bekleniyor?

Notu bitirdikten sonra bilgileri arayana tekrar okursun: 念のため復唱いたします (Nen no tame fukushō itashimasu, emin olmak için tekrar ediyorum). Konuşmayı 私、営業部のユルマズが承りました (Watakushi, eigyōbu no Yurumazu ga uketamawarimashita, mesajınızı satış bölümünden ben Yılmaz aldım) diye bitirirsin. Bu son cümle, mesajın kayıp gitmeyeceğine dair güven verir.

Arayan sen isen ve karşıda telesekreter varsa şu şablonu kullanabilirsin:

Okunuş: O-sewa ni natte orimasu. Anatoria Bōeki no Yurumazu desu. Mitsumori no ken de o-denwa itashimashita. O-tesū desu ga, (numara) made o-denwa o itadakemasu ka. Mata aratamete go-renraku itashimasu. Shitsurei itashimasu.

Türkçesi: İyi günler, Anatoria Ticaret’ten Yılmaz. Fiyat teklifi konusunda aradım. Zahmet olacak ama (numara) numarasından beni arayabilir misiniz? Ben de tekrar ulaşmaya çalışacağım. İyi günler.

Anlamadığında ve isimleri, sayıları teyit ederken

Telefonda yüz ifadesi ve yazı olmadığı için yanlış anlama riski yüksektir. Japonlar bu yüzden her önemli bilgiyi tekrar eder ve sen bunu yaptığında profesyonel görünürsün.

İsimler: Japonlar kanjili adları açıklarken bilinen bir sözcüğe başvurur. Örneğin 田中 için 田んぼの田に、中央の中です (Tanbo no ta ni, chūō no chū desu, pirinç tarlasındaki “ta” ve merkezdeki “naka”) derler. Kendi adını söylerken heceleri ayırarak tekrar et: ユルマズです。ユ・ル・マ・ズです (Yurumazu desu. Yu, ru, ma, zu desu). E-posta adresindeki harfler için “Aはアップルのエー” (A wa appuru no ē) gibi bir sözcükle harfi netleştirmek işini kolaylaştırır.

Sayılar: Telefonda bazı rakamlar birbirine karışır. Japonlar bu yüzden 4 için よん (yon), 7 için なな (nana), 9 için きゅう (kyū) okunuşunu tercih eder. しち (shichi) ve し (shi) telefonda kolayca karışabilir. 0 için genellikle ゼロ (zero) denir. Telefon numarası rakam rakam okunur, gruplar arasındaki tire の (no) ile söylenir ve 2 ile 5 uzatılır: 075-123-4567 → ゼロナナゴー の イチニーサン の ヨンゴーロクナナ (zero-nana-gō no ichi-nī-san no yon-gō-roku-nana).

Telefonda tarih ve saat nasıl söylenir?

Randevu, teslim tarihi ve toplantı saati en sık telefonla konuşulan bilgilerdir. Ayın günlerinin bir kısmı düzensiz okunur ve bunları ezberlemen gerekir.

Diğer günler düzenli okunur: 11日 jūichi-nichi, 21日 nijūichi-nichi gibi. İş ortamında hem 午後3時 hem de 15時 kullanılır. Karışıklığı önlemek için saati söyledikten sonra günü ve gün adını birlikte tekrar et: 10月20日、火曜日の午後3時でよろしいでしょうか (Jūgatsu hatsuka, kayōbi no gogo san-ji de yoroshii deshō ka, 20 Ekim Salı saat 15:00 uygun mu?).

Telefonda kararlaştırdığın önemli bir randevuyu aynı gün kısa bir e-postayla yazılı olarak da teyit et.

Dönüş araması, yanlış arama ve kapanış

Dönüş araması (折り返し, orikaeshi) yaparken önce neden aradığını hatırlat. Karşı taraf sabah bıraktığı mesajı unutmuş olabilir.

• 先ほどお電話をいただいたようで、折り返しご連絡いたしました。(Sakihodo o-denwa o itadaita yō de, orikaeshi go-renraku itashimashita. Az önce aramışsınız, size dönüyorum.)
• お電話に出られず、失礼いたしました。(O-denwa ni derarezu, shitsurei itashimashita. Telefonu açamadığım için kusura bakmayın.)

Yanlış arama geldiğinde kibar kal ve numarayı teyit et: 失礼ですが、何番におかけでしょうか (Shitsurei desu ga, nanban ni o-kake deshō ka, hangi numarayı aradınız?). Yanlış arayan sen isen 大変失礼いたしました。番号を間違えました (Taihen shitsurei itashimashita. Bangō o machigaemashita, çok özür dilerim, numarayı yanlış çevirmişim) dersin.

Kapanış her zaman それでは、失礼いたします (Sore dewa, shitsurei itashimasu) ile yapılır. Genel görgü kuralına göre telefonu arayan taraf kapatır. Karşındaki müşteri ya da üstünse, onun kapatmasını beklemek daha kibardır. Ahizeyi sertçe bırakmak yerine önce tuşla hattı sessizce kesmek de Japon ofislerinde yaygın bir inceliktir.

Kültürel not: Japon ofislerinde yeni çalışanlardan telefonu ilk açan olmaları beklenir. Bu, şirketin isimlerini ve müşterilerini tanımanın en hızlı yoludur. Teyit e-postasının kalıplarını iş e-postası sayfasında bulursun. Telefon görüşmesi bir toplantı planlamaya dönüşürse, toplantı kalıpları işine yarar.

Telefonda hızlı konuşmayı anlamak, okumaktan daha zordur. İş telefonunda Japonca için dinlemede JLPT N3 alt sınırdır, telefonda rahat çalışmak için ise JLPT N2 hedeflenir. Telaffuzunu geliştirmek için telaffuz sayfasına, genel yol haritası için iş Japoncası ana sayfasına bakabilirsin.

Sık sorulan sorular

Kaynaklar

Sıradaki adım